กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติราชการ : บรรณารักษ์แพทย์

หัวข้อแรกที่ผมจะสรุปจากงานอบรมเชิงปฏิบัติการ “การเพิ่มมูลค่าบรรณารักษ์การแพทย์” ที่โรงพยาบาลเลิศสิน กรมการแพทย์
คือ กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติราชการ : บรรณารักษ์แพทย์ (KPI สำหรับบรรณารักษ์แพทย์)
วิทยากรโดย นางสาวนุชนาท บุญต่อเติม ข้าราชการบำนาญ กรมการแพทย์ กระทรวงสาธารณสุข

ก่อนจะเข้าสู่การบรรยายในหัวข้อนี้ วิทยากรได้ถามคำถามชี้นำว่า “การประเมินผลการปฏิบัติงานมีความสำคัญอย่างไร และ เราเองที่ได้มาฟังการบรรยายในวันนี้ส่วนใหญ่อยู่ในระดับไหน”

สิ่งที่เราต้องรู้จักก่อนจะเข้าเรื่องการประเมินผลงาน คือ ตัวประเมิน หรือ งานที่เราจะใช้ประเมิน
ซึ่งทำความเข้าใจง่ายๆ คือ งานที่เราได้ทำให้องค์กรมีอะไรบ้าง และงานไหนที่เป็นงานหลัก งานรอง หรืองานจร บ้าง
เราต้องรู้จักเรียงลำดับความสำคัญของงานให้ได้ ว่างานไหนสำคัญมากหรือน้อย ซึ่งแต่ละช่วงเวลาในการประเมินจะไม่เหมือนกัน

เช่น ปีก่อนเราถูกมอบหมายให้เป็นผู้ช่วยนักวิจัย (งานประเมินในปีนั้นก็อาจจะนำเรื่องนี้มาประเมินได้) ปีนี้เราถูกมอบหมายให้ดูเรื่องการสร้างเครือข่ายกลุ่มงาน (งานประเมินในปีนี้ก็จะนำเรื่องนี้มาประเมินได้เช่นกัน) ดังนั้นจะสังเกตว่า ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ตัวประเมินไม่จำเป็นที่จะต้องเป็นตัวเดียวกันเสมอ

ตัวประเมิน หรือ งานที่เราจะใช้ประเมินในแต่ละครั้งไม่ควรเกิน 7 ตัว (รวมกับสิ่งที่องค์กรกำหนดมาให้แล้ว)

การประเมินผลงานในระดับบุคคล คือ การวัดผลการปฏิบัติงานของบุคลากรคนหนึ่งในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยการเปรียบเทียบกับเกณฑ์หรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ตามลักษณะงานของบุคลากรนั้น

วัตถุประสงค์ของการประเมิน สามารถมองได้ 2 มุม คือ
– มุมมองขององค์กร – ผู้บังคับบัญชา
– มุมมองของบุคลากร

องค์ประกอบของการประเมิน มีดังนี้
1. ผู้ประเมิน
2. ผู้ถูกประเมิน
3. เกณฑ์การประเมิน
4. ผลการประเมิน
5. การให้คำปรึกษา
6. การใช้ประโยชน์

KPI = Key Performance Indicator = ตัวชี้วัดผลงาน
ก่อนอื่นเราต้องมานั่งดู PI เป็นหลัก ซึ่งหมายถึง กิจกรรม หรือ งานประจำวัน ซึ่งหลักๆ แล้วนั่นคือ job descriptions นั่นเอง

ขั้นตอนการหา KPI
1. จัดกลุ่มงาน = เอา job descriptions มาดูแล้ว จัดกลุ่มงานที่มีความใกล้เคียงกันอยู่ในชุดเดียวกัน
2. ผลที่คาดหวัง = ให้วิเคราะห์ผลที่คาดหวังจากแต่ละกลุ่มงาน ส่วนนี้อาจจะใช้เครื่องมือเพิ่ม คือ Balance Scorecard***
3. ตัวชี้วัดผลงาน (ดูที่ PI เป็นหลัก) = ให้นำผลที่คาดหวังมาวัดผลโดยกำหนดคะแนนตาม ร้อยละของงาน, สัดส่วนของงาน, ระยะเวลา, มูลค่า, จำนวน
4. ตัวชี้วัดผลงานหลัก = ให้เลือกตัวชี้วัดผลงานหลักของตำแหน่งงานออกมา 3-7 ตัว เพื่อพิจารณาอีกที โดยดูจากความสำคัญของผลงานที่มีต่อองค์กรมากที่สุด

***Balanced Scorecard ของ ก.พ.ร.นำมาใช้ในการบริหารภาครัฐของไทย ได้มีการกำหนดกรอบ 4 มิติ ดังนี้ (1) คุณค่าด้านประสิทธิผลการปฏิบัติราชการ (2) คุณค่าด้านคุณภาพการบริการ (3) คุณค่าด้านประสิทธิภาพการปฏิบัติราชการ และ (4) คุณค่าด้านการพัฒนาองค์การ

หลักการของ S-M-A-R-T
S = Specific = ชัดเจน ไม่คลุมเครือ
M = Measurable = วัดผลได้
A = Achievable without compromising another result = สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ด้วยตนเอง ไม่ต้องขึ้นอยู่กับเงื่อนไขอื่นๆ
R = Realistic = สามารถทำได้จริงและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน
T = Time framed = มีการกำหนดเวลาที่แล้วเสร็จแน่นอน

ตัวอย่าง KPI ของห้องสมุดแพทย์
– ร้อยละของการค้นหาเอกสารทางการแพทย์ได้ทันเวลาที่กำหนด
– ร้อยละความพึงพอใจของผู้รับบริการต่อการบริการของห้องสมุด
– ร้อยละของการส่งหนังสือสำรองตามกำหนดยืม
– ร้อยละของค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการซ่อมแซมหนังสือชำรุด
– ร้อยละของการสรรหาหนังสือที่ได้รับอนุมัติให้ทันตามเวลาที่กำหนด
– ร้อยละความสำเร็จของการพัฒนา website
– ร้อยละของจำนวนหนังสือหายในห้องสมุด
ฯลฯ

สรุปเนื้อหาจากการฟังและจากสไลด์คงได้เท่านี้นะครับ เนื่องจากเวลาที่ใช้ในการบรรยายค่อนข้างสั้นจึงได้ข้อมูลเพียงเท่านี้ แต่จากการดูสไลด์บรรยายยังเหลือข้อมูลอีกมากเลยครับ เอาไว้ถ้าทางเจ้าภาพนำสไลด์ขึ้นเมื่อไหร่ผมจะนำมาลงให้ชมอีกทีแล้วกันครับ