ผู้บริหารห้องสมุดยุคใหม่ต้องทำอะไรบ้าง

เรื่องที่ผมจะนำมาลงให้อ่านในวันนี้ จริงๆ แล้วเป็นเรื่องที่ผมจด Lecture มาตั้งแต่สมัยผมเรียน ป.ตรี
แต่พอเอามาอ่านย้อนหลังแล้วรู้สึกว่ามีประโยชน์ต่อหลายๆ คน เลยเอามาให้อ่านกันดู
(จริงๆ แล้ว ใน lecture ผมไม่ได้เขียนละเอียดหรอกนะครับ แต่ที่เอามาลงนี่คือการ rewrite ใหม่เท่านั้น)

ceolibrary

?บทบาทและสมรรถภาพของผู้บริหารห้องสมุด? มีดังนี้

– Direction Setter
ผู้บริหารห้องสมุด คือ ผู้กำหนดทิศทางในการบริหารงานห้องสมุด พร้อมใช้เทคนิค และเครื่องมือทางการบริหารนำมาปรับให้เข้ากับห้องสมุด เช่น TQM, BSC, KPI?

– Leader catalyst
ผู้บริหารห้องสมุด ต้องมีความสามารถในการกระตุ้นการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา และมีภาวะความเป็นผู้นำที่ดี

– Planner
ผู้บริหารห้องสมุด ต้องรู้จักวางแผนงาน นโยบาย แผนปฏิบัติงาน แผนกลยุทธ์ การจัดลำดับความสำคัญของงาน และการแบ่งงานที่ดี

– Decision Maker
ผู้บริหารห้องสมุดเป็นผู้ที่มีบทบาทในการตัดสินใจ และเลือกวิธีในการปฏิบัติงาน ดังนั้นความเฉียบขาดจึงเป็นสิทธิที่พึงมีในตัวผู้บริหารด้วย

– Organizer
ผู้บริหารห้องสมุดต้องรู้จักองค์กรแบบภาพกว้างๆ และมีความสามารถในการจัดการองค์กร เลือกคนให้เข้ากับงาน (put the right man on the right job)

– Change Management
ผู้บริหารห้องสมุดต้องรู้จักบริหารการเปลี่ยนแปลง? งานบางงานอาจจะผิดแผนไปจากเดิมแต่ผู้บริหารก็ต้องคบคุมให้ได้ด้วย และผู้บริหารห้องสมุดต้องมีการปรับและประยุกต์งานของตนให้เข้ากับสังคม หรือองค์กรอื่นๆ ให้ได้ด้วยเช่นกัน

– Coorinator
ผู้บริหารห้องสมุดนอกจากจะเป็นผู้ที่อยู่ในระดับสูงขององค์กรแล้ว แต่สิ่งที่จะเป็นแรงใจให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ก็คือการที่ผู้บริหารห้องสมุดมีส่วนร่วมในงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาดูแล เช่น การจัดกิจกรรมในห้องสมุดผู้บริหารห้องสมุดก็ควรเข้าร่วม (อาจจะไม่ถึงกับต้องทำกิจกรรม แต่ให้การสนับสนุน ให้คำแนะนำก็ได้เช่นกัน)

– Communicator
ผู้บริหารห้องสมุดต้องมีทักษะในการสื่อสารที่ดี การสื่อสาร หรือการชี้แจงงานให้ชัดเจน ไม่สร้างความคุมเคลือให้ผู้ใต้บังคับบัญชาสงสัย

– Conflict Manager
ผู้บริหารห้องสมุด ต้องเป็นผู้แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งต่างๆ ที่เกิดในห้องสมุดได้ ไม่ว่าจะเป็นความขัดแย้งระหว่าง คนกับคน หรือ คนกับงาน การที่ผู้บริหารห้องสมุดสามารถไกล่เกลี่ยปัญหาต่างๆ เหล่านี้ได้ จะต้องวางใจเป็นกลางไม่เข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ตัดสินด้วยเหตุผล และยุติธรรม

– Problem Manager
ผู้บริหารห้องสมุดต้องรู้จักการแก้ไขปัญหาล่วงหน้า รู้จัแบ่งความสำคัญของปัญหาว่าสิ่งใดเป็นปัญหาเล็ก สิ่งใดเป็นปัญหาใหญ่ และแก้ไขปัญหาตามลำดับความสำคัญได้อย่างดี

– System Manager
ผู้บริหารห้องสมุดจะต้องรู้จักการวิเคราะห์ระบบ วิเคราะห์ปัญหา และควบคุมระบบงานต่างๆ อย่างมีระเบียบและมีขั้นตอน

– Instructional Manager
ผู้บริหารห้องสมุดต้องมีความสามารถทั้งในงานการปฏิบัติงานห้องสมุด และมีความสามารถทางด้านการเรียนการสอนด้วย การสอนที่ว่านี้ไม่ใช่แต่นักเรียน นักศึกษา อย่างเดียวนะครับ แต่หมายรวมถึงผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย

– Personal & Resource Manager
ผู้บริหารห้องสมุดนอกจากจะต้องควบคุมองค์กรได้แล้ว การควบคุมผูใต้บังคับบัญชา และทรัพยากรต่างๆ ในห้องสมุดก็ถือว่ามีความสำคัญด้วยเช่นกัน และต้องรู้จักการจัดสรรทรัพยากรทั้งคนและสิ่งของให้เข้ากับลักษณะงานด้วย

– Appraiser
ผู้บริหารห้องสมุดต้องรู้จักการประเมินผลงานการดำเนินงาน ต่างๆ ในห้องสมุด โดยอาศัยเทคนิค หรือใช้เครื่องมือต่างๆ ในการประเมินก็ได้

จบแล้วครับ?เป็นไงกันบ้าง
งานในฐานะของผู้บริหารห้องสมุดนี่ก็เยอะเหมือนกันนะครับ
ต้องดูแลงานบริหารด้านต่างๆ จัดการกับปัญหาภายในห้องสมุด
แถมต้องพาห้องสมุดไปยังจุดมุ่งหมายและเป้าหมายของห้องสมุดอีก

เฮ้อ เหนื่อยแทนเลยจริงๆ นะครับ

เรื่องที่ควรและเรื่องที่ไม่ควรพูดกับเจ้านายของคุณ

วันนี้ไปคุยงานกับเพื่อนๆ ในวงการบรรณารักษ์หลายคนมา แต่ละคนก็พูดถึงงานตัวเองมากมาย
และที่สำคัญคือเรื่องของผู้บริหารห้องสมุดหรือเจ้านายของทุกๆ คน ซึ่งทำให้ได้ข้อคิดต่างๆ มากมาย

tell-to-library-boss

ผมเลยขอเอาเรื่องเก่ามาเล่าให้เพื่อนๆ ฟังอีกสักครั้งนะครับ นั่นคือ “เรื่องที่ควรและเรื่องที่ไม่ควรพูดกับเจ้านายของคุณ”
ซึ่งบทความนี้ผมได้แปลมาจากบทความสองเรื่องใน computerworld.com คือ

Five things you should never tell your boss
Five things you should always tell your boss

เนื้อเรื่องในวันนี้เพื่อนๆ อาจจะบอกว่าดูเผินๆ ก็ไม่น่าจะเกี่ยวกับห้องสมุดหรือบรรณารักษ์เลย
แต่ผมอยากจะบอกว่าเรื่องที่นำมาลงในวันนี้จริงๆ แล้วใช้ได้ทุกอาชีพนั่นแหละครับ
รวมถึงบรรณารักษ์ด้วยนะครับ ทำไมนะหรอ ก็เพราะว่า “บรรณารักษ์ก็สามารถนำไปปฏิบัติต่อผู้บริหารห้องสมุดได้เช่นกัน”

เรื่องแบบไหนที่ไม่ควรพูดกับเจ้านาย Five things you should never tell your boss

1. All about the technology ? and nothing about the business.
เรื่องที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีต่างๆ แต่เทคโนโลยีเหล่านั้นไม่ได้เกี่ยวกับธุรกิจขององค์กร – เรื่องเทคโนโลยีที่ไม่เกี่ยวกับการทำงาน ถ้าเราพูดไปมากๆ มันก็ไม่เกิดประโยชน์เกี่ยวกับการทำงานหรอก เช่น บรรณารักษ์พูดเรื่องเทคโนโลยีทางอวกาศในห้องสมุด

2. There?s only one solution.

มีวิธีแก้ปัญหาเพียงทางเดียว ไม่มีตัวเลือก ? ถ้าเรามีแนวทางการแก้ปัญหาเพียงแค่ข้อเดียว นั่นก็หมายความว่าคุณไม่มีทางเลือกให้เจ้านาย ซึ่งก็ดูเหมือนว่าเรามัดมือชกเจ้านาย

3. Bad opinions about your colleagues
ความคิดเห็นแย่ๆ เกี่ยวกับเพื่อนร่วมงาน ? ความคิดเหล่านี้จะทำให้เห็นว่าเราทำงานกับคนอื่นไม่ได้

4. There?s no way
“มันไม่มีทางทำได้หรอก” ? คำตอบแบบนี้ห้ามตอบเด็ดขาดนะครับ เมื่อเจ้านายสั่งงานคุณแล้ว และถามความเห็นว่าควรทำหรือไม่ ห้ามคุณตอบแบบนี้ เพราะว่าคุณเองก็ยังไม่ได้ลองทำมันเลย จะมาตัดสินว่า “มันทำไม่ได้” ไม่ได้นะครับ ทางที่ดีลองก่อนแล้วถ้าทำไม่ได้จริงๆ ก็ค่อยบอกครับและหาแนวทางการแก้ปัญหาครับ

5. A surprise
น่าประหลาดใจ ? อันนี้พอๆ กับข้อเมื่อกี้ แต่คำนี้จะแสดงถึงความไม่เชื่อมั่นในตัวเจ้านายของคุณ ดังนั้นประโยคนี้ก็ห้ามเด็ดขาดเช่นกัน

เอาหล่ะครับ 5 ข้อที่ผ่านมาเพื่อนๆ ต้องจำเอาไว้เลยนะครับว่าไม่ควรพูดให้เจ้านายหรือผู้บริหารฟัง

5 ข้อที่ควรพูดกับเจ้านายบ้างว่ามีอะไร Five things you should always tell your boss

1. The real story
พูดเรื่องจริง และเรื่องที่เป็นไปได้ ? เวลาเกิดปัญหาอะไรในการทำงาน เมื่อเจ้านายถามคุณควรจะบอกเรื่องจริง ไม่ใช่คำแก้ตัว หรือคำใส่ร้ายคนอื่น

2. Your ideas
ควรเสนอไอเดียของคุณเพื่อพัฒนาธุรกิจหรือองค์กรของคุณบ้าง

3. What you want
บอกถึงความต้องการของคุณอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นความต้องการในหน้าที่ หรือความต้องการในการวัดผลงานของตัวเอง

4. No.
ไม่ ? คำว่า ?ไม่? คำนี้แตกต่างจากคำว่า ?มันไม่มีทางทำได้หรอก? นะครับ เพราะว่า ?ไม่? คำนี้หมายถึง หากโครงการหรือแผนงานที่หัวหน้าคุณสั่งมาแล้วคุณไม่เข้าใจจริงๆ ให้ถาม ด้วยคำว่า ?ไม่ใช่อย่างนี้หรือครับ? เพื่อให้เจ้านายได้ชี้แจงให้เราเข้าใจในงานยิ่งขึ้น

5. Your successes
ความสำเร็จของคุณ ? วันๆ ผู้บริหารก็ได้รับข่าวสารขององค์กรมามากอยู่แล้ว เพื่อนๆ ลองคิดสิครับว่าทั้งวันมีแต่ข่าวร้าย ข่าวล้มเหลวถ้าผู้บริหารฟังมากๆ จะรู้สึกเช่นไร ถ้าเรามองในทางทที่กลับกันว่า ถ้าทั้งวันมีแต่ข่าวดี ข่าวประสบความสำเร็จผมว่าผู้บริหารคงอยากจะฟังมากกว่านะครับ

เป็นยังไงกันบ้างครับ ผมก็หวังว่าเพื่อนๆ คงจะนำไปใช้ในที่ทำงานของเพื่อนๆ นะครับ